Protokół z otwarcia ofert – Zapytanie Ofertowe nr 1/KF/2019
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/KF/2019
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkoleń zawodowych wraz z zorganizowaniem i przeprowadzeniem egzaminu wewnętrznego kompetencji potwierdzonych odpowiednim dokumentem tj. certyfikatem dla uczestników/uczestniczek w ramach grantu „Korpus Fachowców–współpraca ekspertów dla efektywnego kształcenia praktycznego w branży gastronomiczno-hotelarskiej” w ramach projektu „Innowacyjna edukacja – nowe możliwości zawodowe” realizowanego przez Województwo Świętokrzyskie – Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Osi Priorytetowej IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa Działania 4.1 Innowacje społeczne.
Rodzaj i zakres szkolenia przestawiono szczegółowo w dalszej części zapytania.
Nazwa i kod CPV (Wspólnego Słownika Zamówień):
80000000-4 – Usługi edukacyjne i szkoleniowe
I. ZAMAWIAJĄCY
Fundacja Świętokrzyskich Szefów Kuchni i Kucharzy, z siedzibą w Kielcach, przy ul. ulicy Jana Nowaka Jeziorańskiego 37/1, 25-432 Kielce, NIP: 6572920667; REGON: 363162460; wpisanym do Rejestru Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000589814,
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotowe zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.).
2. Przedmiotowe zamówienie zostaje przeprowadzone zgodnie z zachowaniem zasady konkurencyjności, jawności, przejrzystości i równego dostępu.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia przedmiotowego postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn.
4. O wprowadzonych zmianach Zamawiający poinformuje w formie pisemnej wszystkich Wykonawców oraz opublikuje informacje na swojej stronie internetowej: http://fundacjakulinarnakielce.pl/, http://innowacyjnaedukacja.spinno.pl/,
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
7. Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium.
8. W uzasadnionych wypadkach, w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować lub uzupełnić treść zaproszenia do składania ofert.
O dokonanej zmianie poinformuje w formie pisemnej wszystkich Wykonawców, do których skierowano wcześniej zaproszenie do składania ofert.
9. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści Zapytania ofertowego.
10. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
11. Nie przewiduje się udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
12. Zamawiający zastrzega brak możliwości wykonywania przedmiotu zamówienia przez podwykonawców.
13. Treść złożonych ofert musi być zgodna z treścią Zapytania ofertowego pod rygorem ich odrzucenia.
14. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert w innym języku.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
3.1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie 12 szkoleń zawodowych realizowanych w 2-dniowych modułach wraz z zorganizowaniem i przeprowadzeniem egzaminu wewnętrznego kompetencji potwierdzonych odpowiednim dokumentem tj. certyfikatem dla 67 uczestników/uczestniczek, w tym 51 kobiet,16 mężczyzn kształcących się na kierunkach technik żywienia i usług gastronomicznych oraz technik hotelarstwa.
Wymogi:
– szkolenia zawodowe muszą opierać się na uznawanych programach w danym profilu zawodowym i prowadzić do uzyskania kompetencji;
– program nauczania musi być zgodny z Rozporządzeniem MEN z dn. 17.08.2017 w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych
– osoby realizujące muszą być wykwalifikowanymi trenerami posiadającymi min. 2 lata doświadczenia z zakresu usług hotelarskich, gastronomicznych;
– szkolenia muszą być organizowane w terminach i godzinach odpowiadających dla uczestników/uczestniczek;
– szkolenia muszą być dopasowane do poziomu uczestników/uczestniczek – obowiązkowe jest zbadanie wyjściowego poziomu kompetencji rozwijanych w trakcie szkoleń i dostosowanie do nich programu szkoleniowego oraz wykorzystywanych metod umożliwiających osiągnięcie celu. Podczas szkoleń wykorzystywane muszą być różnorodne, angażujące uczestników/uczestniczki metody kształcenia oraz środki i materiały dydaktyczne tj. artykuły spożywcze niezbędne do przeprowadzenia szkoleń tematycznych, dostosowane do specyfiki i sytuacji osób uczących się. Metody te są adekwatne do deklarowanych rezultatów, treści szkolenia oraz specyfiki grupy;
– godzina szkoleniowa: 60 minut;
– zalecany dzienny czas trwania zajęć szkoleniowych (łącznie z przerwami) to 8 godzin zegarowych; wszelkie odstępstwa od zalecanego czasu trwania powinny uzyskać zgodę Zamawiającego.
3.2. Zamawiający nie dopuszcza złożenie oferty częściowej.
3.3 W ramach realizacji szkoleń Oferent/Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) zapewnienia uczestnikom/uczestniczkom szkoleń materiałów szkoleniowych;
b) przeprowadzenia zajęć teoretycznych i praktycznych zgodnie z programem szkoleń oraz przedstawionym i zatwierdzonym przez Zamawiającego harmonogramem;
c) przeprowadzenie walidacji procesów uczenia;
d) przeprowadzenie egzaminu wewnętrznego na zasadzie czarnej skrzynki czyli każdy uczestnik ma dostać wiodący produkt a następnie ze spiżarni dobierze sobie produkty i skomponuje własne danie główne i dostarczenia Zamawiającemu protokołu/arkusza z przeprowadzonego egzaminu;
e) prowadzenie wymaganej dokumentacji zajęć: raporty podsumowujące ocenę efektów uczenia się, program szkolenia (z uwzględnieniem tematów zajęć, metod szkoleniowych i harmonogramem wraz z wymiarem czasowym), materiały szkoleniowe wraz z protokołem odbioru, lista obecności, dzienniki zajęć, rejestr wydanych zaświadczeń lub inne dokumenty potwierdzające ukończenie szkoleń;
f) bieżącego(tego samego dnia) informowania Zamawiającego o każdorazowym przypadku nieobecności uczestnika/uczestniczki szkolenia na zajęciach;
g) oznaczenie miejsc, w których będą się odbywały zajęcia poprzez wywieszenie plakatu informacyjnego dotyczącego projektu (dostarczonego przez Zamawiającego);
h) umieszczenia obowiązujących logotypów na dokumentach dotyczących realizowanego zamówienia, w tym materiałach szkoleniowych i edukacyjnych oraz certyfikatach;
i) Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie wizyt monitorujących szkolenie;
j) zajęcia odbywać się będą w salach technicznych udostępnianych przez szkoły.
Wykonawca podczas zajęć praktycznych zapewni niezbędny sprzęt i urządzenia do ich realizacji, tj:
a) samodzielnego stanowiska na zajęciach teoretycznych,
b) warunków zajęć szkolenia zgodnie z przepisami BHP,
c) sprzętu, narzędzi i materiałów niezbędnych do realizacji programu szkolenia niezbędnych do realizacji zajęć teoretycznych jak i praktycznych, Wykonawca zapewni optymalną ilość surowców i produktów spożywczych do realizacji zajęć praktycznych, dostosowaną do liczby uczestników szkolenia, przedstawiając wykaz surowców i produktów spożywczych planowanych do realizacji zajęć praktycznych.
Po zakończeniu szkolenia Wykonawca dostarczy oryginał wykazu surowców i produktów spożywczych zużytych do realizacji zajęć praktycznych podpisany przez uczestników szkolenia oraz oryginał imiennego potwierdzenia odbioru produktów finalnych/ wydanych na egzamin/przez każdego uczestnika szkolenia.Materiały/sprzęt wykorzystywany w trakcie szkolenia musi posiadać stosowne dopuszczenia do użytku, atesty.
k) nagrywania szkoleń w celu przygotowania profesjonalnego materiału filmowego, który zostanie umieszczony na kanale YOU-Tube oraz materiałów zdjęciowych, które zostaną umieszczone na stronie Fundacji, Partnerów projektu oraz portalach społecznościowych;
l) opracować receptury szkoleniowe tak aby każdy przepis składał się z nazwy, gramatury, sposobu wykonania i zdjęcia potrawy a następnie wszystkie przepisy zostaną udostępnione zamawiającemu w postaci książki kucharskiej w formacie pdf. Nie później niż dwa tygodnie po zakończeniu całego cyklu szkoleniowego.
IV.TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
1. Termin wykonania zamówienia wynosi maksymalnie wrzesień-grudzień 2019 (szczegółowy terminarz zostanie uzgodniony po wyborze Wykonawcy)
2. Miejsce organizacji szkoleń : szkoły zawodowe w Kielcach i Sandomierzu
3. Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia zobowiązany będzie do ustalenia każdego szkolenia min 14 dni przed dniem rozpoczęcia szkolenia (pisemnie, drogą elektroniczną) z koordynatorem szkoleń
V. FORMA WSPÓŁPRACY Z WYKONAWCĄ
Umowa – stanowi załącznik nr 4
VI. WARUKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wszystkie poniższe warunki:
1. w okresie jednego roku przed dniem publikacji ogłoszenia a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował w sposób należyty co najmniej 4 szkoleń z zakresu gastronomiczno-hotelarskiego
2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku.
Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia (załącznik nr 3).
3. W celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, będzie zobowiązany złożyć stosowne dokumenty dotyczące:
a) zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu,
b) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia,
c) charakteru stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem,
d) zakresu i okresu udziału innego podmiotu w wykonywaniu zamówienia.
5. Zobowiążą się, że przedmiot zamówienia wykonają z należytą starannością, w tym zgodnie z zasadami promocji projektów PO WER 2014-2020.
6. Spełniają warunki określone w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.
Uwaga! Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Rozdział 8.5 – Zlecanie usług merytorycznych w projektach finansowanych ze środków EFS pkt.6, wyklucza się udział w postępowaniu partnerów projektu i instytucje związane z Beneficjentem warunkami jego realizacji.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferta powinna zawierać:
a) wypełniony i podpisany formularz oferty zgodny ze wzorem formularza oferty stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. Zamawiający informuje, że w przypadku złożenia oferty bez użycia załączonego formularza ta musi zawierać wszelkie informacje wymagane na podstawie Zapytania ofertowego i wynikające z zawartości formularza oferty.
b) wszystkie oświadczenia i dokumenty, których przedstawienia żąda Zamawiający zgodnie z niniejszym Zapytaniem ofertowym.
2. Oferta powinna być podpisana przez należycie umocowanego przedstawiciela Wykonawcy.
3. Podpisy złożone przez Wykonawcę powinny być opatrzone czytelnym imieniem i nazwiskiem lub pieczęcią imienną.
4. Ofertę należy przygotować według wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
5. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zgodność z oryginałem wszystkich kopii dokumentów musi być potwierdzona przez osobę uprawnioną/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.
6. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału dokumentu wyłącznie wtedy, gdy przedstawiona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości co do jej prawdziwości.
7. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany dotyczące wpisywanej przez siebie treści, muszą być parafowane przez osobę uprawnioną/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.
8. Wzory formularzy należy wypełnić ściśle według wskazówek określonych w Zapytaniu ofertowym. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania jakichkolwiek zmian w treści załączonych formularzy. W przypadku złożenia przez Wykonawcę własnych formularzy ich treść musi być tożsama z treścią formularzy załączonych do niniejszego Zapytania ofertowego.
9. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty, w tym również przedstawione w formie oryginałów, nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
10. Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie (zamkniętym opakowaniu. Na kopercie (opakowaniu) powinny widnieć nazwa i adres Zamawiającego oraz następujące oznaczenia: „Zapytanie ofertowe na organizację i przeprowadzenie szkoleń zawodowych wraz z zorganizowaniem i przeprowadzeniem egzaminu wewnętrznego kompetencji potwierdzonych odpowiednim dokumentem tj. certyfikatem dla uczestników/uczestniczek w ramach grantu „Korpus Fachowców – współpraca ekspertów dla efektywnego kształcenia praktycznego w branży gastronomiczno-hotelarskiej” w ramach projektu „Innowacyjna edukacja – nowe możliwości zawodowe”. Na kopercie (opakowaniu) należy podać nazwę i adres Wykonawcy oraz opatrzyć ją pieczęcią Wykonawcy.
11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
12. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
13. Przed upływem terminu do składania ofert Wykonawca może zmienić ofertę (poprawić, uzupełnić). Może to nastąpić tylko poprzez złożenie Zamawiającemu oferty zmieniającej, według takich samych zasad jak wcześniej złożona oferta, w kopercie (opakowaniu) zawierający dodatkowy zapisek „zmiana” oraz oznakowanie zgodnie z niniejszym Zapytaniem ofertowym. Oferta zmieniająca wcześniej złożoną ofertę musi jednoznacznie wskazywać, które postanowienia wcześniej złożonej oferty zostały zmienione.
14. Przed upływem terminu do składania ofert Wykonawca może cofnąć złożoną ofertę. W tym celu złoży Zamawiającemu pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty, podpisane przez osobę upoważnioną/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (wraz z aktualnym odpisem z właściwego rejestru lub pełnomocnictwem). Zamawiający zwróci Wykonawcy jego ofertę bezpośrednio do rąk osoby uprawnionej – za pokwitowaniem odbioru lub prześle pocztą na adres wskazany w piśmie.
Kompletna oferta musi zawierać:
a. dokładne dane Wykonawcy.
b. wycenę przedmiotu zamówienia w całości (brutto,)
c. dowód potwierdzający należyte wykonanie usługi zw. z zapytaniem ofertowym w ciągu ostatniego roku wskazane w pkt. VI pkt. 1 (zgodnie z załącznikiem nr 2)
d. oświadczenie o braku powiązań według załącznika nr 3
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty można składać: osobiście.
2. Oferty można złożyć osobiście w siedzibie biura: Kancelaria Finansowo Księgowa, ul. Sitkówka 6, 26-060 Chęciny, w terminie do 7 dni kalendarzowych licząc od dnia następnego, w którym zostało ogłoszone postępowanie tj. do dnia 20.08.2019r.
3. Umieszczając zapis w tytule wiadomości: „Zapytanie ofertowe na organizację i przeprowadzenie szkoleń zawodowych wraz z zorganizowaniem i przeprowadzeniem egzaminu wewnętrznego kompetencji potwierdzonych odpowiednim dokumentem tj. certyfikatem dla uczestników/uczestniczek w ramach grantu „Korpus Fachowców – współpraca ekspertów dla efektywnego kształcenia praktycznego w branży gastronomiczno-hotelarskiej” w ramach projektu „Innowacyjna edukacja – nowe możliwości zawodowe”.
4. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie, oferty nieczytelne lub niekompletne, nie będą rozpatrywane.
IX. KRYTERIUM OCENY OFERTY
1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
1.1. zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych z niniejszego postępowania;
1.2. nie zostaną odrzucone.
2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:
a) Cena oferty(C) Wartość kryterium(waga) 70%
Podstawą oceny jest cena oferty przedstawiona przez Oferenta obejmująca wszystkie koszty związane z realizacją poszczególnych części zamówienia. Ocenie podlega wysokość ceny za wykonanie zamówienia zaoferowana przez Oferenta. Ocena ofert, z punktu widzenia tego kryterium, będzie obliczana jako stosunek wartości najniższej ceny do wartości z oferty badanej z uwzględnieniem wagi za to kryterium, wg. wzoru:
Najniższa cena w przetargu
C = ———————————– x 70 pkt, gdzie 1 pkt = 1%
Cena badanej oferty
gdzie:
C – wartość punktowa za kryterium cena
b) Doświadczenie realizacji zamówienia Wartość kryterium (waga) 20%
Zamawiający dokona oceny powyższego kryterium w następujący sposób:
a) Realizacja szkoleń o tematyce gastronomiczno-hotelarskiej od 7 do 10 i więcej =20 pkt
b) Realizacja szkoleń o tematyce gastronomiczno-hotelarskiej od 3 do 6 =10 pkt
c) Realizacja szkoleń o tematyce gastronomiczno-hotelarskiej od 0 do 3 =0 pkt
3. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę odrębnie dla każdej części zamówienia
w oparciu o kryteria oceny, o których mowa w ust.1. Suma punktów, którą Oferent otrzyma za ww. kryteria stanowi łączną ocenę oferty dot. części przedmiotu zamówienia /system punktowy.
c) Przykładowy scenariusz zajęć modułu 2 dniowego – Wartość kryterium (waga) 10%
Oferent przedstawi przykładowy scenariusz jednego modułu szkoleniowego 2-dniowego
– Tematyka szkolenia gastronomicznego (jaki zakres materiału, jakie będą wykonywane dania, jakie będą zastosowane techniki kulinarne)
– tematyka szkolenia hotelarskiego ( jaki zakres materiału)
X. INFORMACJE DODATKOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwrócenia się do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie oferty lub udzielenie wyjaśnień,
2. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą w formie pisemnej.
3. Wszelką korespondencję należy kierować na adres biura: Kancelaria Finansowo Księgowa, ul. Sitkówka 6; 26-060 Chęciny, lub pocztą elektroniczną na adres: biuro@kfkmp.pl, z dopiskiem „Zapytanie ofertowe na organizację i przeprowadzenie szkoleń zawodowych wraz z zorganizowaniem i przeprowadzeniem egzaminu wewnętrznego kompetencji potwierdzonych odpowiednim dokumentem tj. certyfikatem dla uczestników/uczestniczek w ramach grantu „Korpus Fachowców – współpraca ekspertów dla efektywnego kształcenia praktycznego w branży gastronomiczno-hotelarskiej” w ramach projektu „Innowacyjna edukacja – nowe możliwości zawodowe”.
4. Wykonawca, który uzna za niezbędne uzyskanie wyjaśnień dotyczących treści Zapytania ofertowego, powinien wystąpić z zapytaniem do Zamawiającego w sposób wskazany w ust. 2 i 3 niniejszego rozdziału Zapytania ofertowego.
5. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące Zapytania ofertowego zostaną udzielone niezwłocznie, nie później niż na dwa dni przed terminem składania ofert, wszystkim Wykonawcom bez ujawnienia źródła zapytania. Wyjaśnienia zostaną umieszczone na stronie internetowej: http://fundacjakulinarnakielce.pl/
6. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego jest: Monika Pater, tel. 666 306 665
7. Zamawiający o wyborze najkorzystniejszej oferty poinformuje na stronie internetowej Zamawiającego http://fundacjakulinarnakielce.pl/, wybranego do realizacji zamówienia.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania, unieważnienia Zapytania ofertowego lub nieprzyjęcia żadnej z ofert bez podania przyczyny.
11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznikami do niniejszego zapytania są:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2 – Formularz oferty
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych